عملکرد طرح توجیهی در پروژه
قبل از شروع یک پروژه، شرکت در تحقیق در مورد اهداف پروژه بسیار مهم است زیرا امکان بررسی کامل موانع و چالش‌های احتمالی که ممکن است در طول مسیر ایجاد شوند را فراهم می‌کند. این تلاش‌های تحقیقاتی معمولاً به‌عنوان رویکرد توجیهی در پروژه شناخته می‌شوند. انجام چنین مطالعاتی برای دستیابی به موفقیت در پروژه ضروری است. در ادامه این مقاله به تعریف رویکرد توجیهی در پروژه می‌پردازیم.
هدف از رویکرد طرح توجیهی در پروژه چیست؟
هدف اولیه یک طرح توجیهی، ارزیابی امکانسنجی اجرای یک پروژه بر اساس عواملی مانند محدودیتهای بودجه، الزامات فنی و ملاحظات اقتصادی است. این مطالعه جامع تمامی جنبه‌های پروژه ازجمله فرآیندهای آن و شرکت هدف را باهدف شناسایی نقاط قوت و ضعف در برمی‌گیرد. در عصر فنّاوری محور امروزی، نرم‌افزار تخصصی مانند COMFAR برای تخمین هزینه‌های سرمایه‌گذاری لازم، هزینه‌های تولید، درآمد پیشبینیشده و بازده سرمایه‌گذاری استفاده می‌شود.
روش‌های متعددی برای انجام این مطالعات استفاده می‌شود که یکی از آن‌ها تحلیل مقایسه‌ای است که شامل ارزیابی مجموعه‌ای از داده‌ها در برابر استانداردهای فعلی صنعت است. این رویکرد از راه‌حل‌ها و طرح‌های جایگزین برای ساخت، طراحی، تولید و ساختارهای سازمانی بر اساس سرمایه موجود برای همسویی با پروژه استفاده می‌کند. بینش‌های حاصل از این مطالعات برای شناسایی زمینه‌هایی برای بهبود فعالیت‌ها و اجرای آن‌ها در عملیات و فرآیندهای شرکت استفاده می‌شود. درصورتی‌که هیچ‌یک از جایگزین‌های تولیدشده با طرح و فرآیندهای تولید مطابقت نداشته باشد، موضوع رویکرد توجیهی مطرح می‌شود. این امر مستلزم نهایی کردن برآورد هزینه‌های سرمایه‌گذاری، تعیین زمان شروع و تکمیل پروژه و تعیین محدوده آن است.
ایجاد رویکرد طرح توجیهی در 7 مرحله
اگر برای توسعه ارائه خود آماده هستید، این 7 مرحله را دنبال کنید.
-
تجزیه و تحلیل اولیه مهم است
با ترسیم طرح پروژه خود شروع کنید. بر شناسایی نیازهای برآورده نشده، مانند بازاری با تقاضای بالاتر از عرضه، تمرکز نموده و ارزیابی کنید که آیا محصول یا خدمات پیشنهادی مزیت مشخصی را ارائه می‌دهد یا خیر. علاوه بر این، عوامل امکانسنجی و موانع احتمالی، مانند چالش‌های قیمت‌گذاری یا استراتژی‌های بازاریابی ناکارآمد را در نظر بگیرید.
-
صورت حساب سود و زیان را پیش بینی کنید
با تخمین درآمدی که از پروژه پیش‌بینی می‌کنید به آینده نگاه کنید. تعیین نمایید که برای دستیابی به اهدافتان به چه میزان حمایت مالی نیاز دارید. اینف به‌عنوان پایه ای برای حساب سود و زیان عمل می‌کند.
-
یک نظرسنجی یا تحقیق بازار نیز ضروری است
این مرحله برای موفقیت ارائه شما بسیار مهم است. اگر سازمان شما فاقد منابع لازم است، برای اطمینان از انجام کار کامل، برخی از وظایف را برون سپاری کنید. تحقیقات بازار به شما درک روشنی از درآمد پیشبینیشده، بازگشت سرمایه و سایر عوامل کلیدی ارائه می‌دهد. عناصری مانند تأثیر جغرافیایی، جمعیت شناسی، تجزیه و تحلیل رقبا، ارزش بازار، سهم بازار و واکنش بازار به خدماتی که قصد ارائه آن را دارید، ارزیابی کنید.
-
برنامه ریزی فعالیت‌های تجاری و عملیاتی
پس از تکمیل مراحل قبلی، زمان سازماندهی پروژه برنامه ریزی شده است. این مرحله شامل بررسی جامع عوامل فنی، عملیاتی، اقتصادی و قانونی است. هزینه‌های راه اندازی، سرمایه‌گذاری های ثابت و هزینه‌های عملیاتی مداوم را به طور کامل در نظر بگیرید.
-
یک ترازنامه برای روز افتتاحیه تهیه کنید
تا حد امکان برآورد دقیقی برای ترازنامه ایجاد نماییدکه شامل دارایی ها و بدهی ها می‌شود. یک لیست جامع تهیه کنید که موارد، منابع، هزینه ها و بودجه موجود را پوشش می‌دهد.
-
بررسی و تجزیهوتحلیل همه داده ها
داده های جمع آوری شده را به دقت بررسی و تجزیهوتحلیل کنید. اطمینان حاصل نمایید که همه چیز با برنامه شما هماهنگ است و هرگونه تغییر یا اصلاح لازم را شناسایی کنید. هر مرحله قبلی را دوباره بررسی کنید و آن‌ها را با هزینه ها و بدهی های خود مقایسه نمایید. آیا برنامه شما هنوز واقع بینانه است؟ این مرحله همچنین زمان مناسبی برای ارزیابی ریسک ها و ایجاد یک طرح اضطراری در صورت نیاز است.
-
تصمیم خود را نهایی کنید
اکنون زمان تصمیم گیری نهایی در مورد امکانسنجی پروژه است. این مرحله به ظاهر ساده نقطه اوج تمام مراحل قبلی است. در نظر بگیرید که آیا پروژه ارزش زمان، تلاش و هزینه‌های مربوط به آن را دارد یا خیر. آیا با اهداف استراتژیک و هدفهای سازمان برای دستیابی به پروژه به هدف همخوانی دارد؟
زمان مناسب برای استفاده از رویکرد توجیهی
یک رویکرد توجیهی باید پس از اجرای پروژه اما قبل از شروع هر کاری به کار گرفته شود. این طرح بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند برنامه ریزی پروژه است و اغلب با تجزیهوتحلیل SWOT یا ارزیابی ریسک پروژه، بسته به ماهیت پروژه ترکیب می‌شود.
هدف از رویکرد توجیهی در مدیریت پروژه عبارت است از:
اعتبار فرصت های بازار را قبل از شروع پروژه، با مستند کردن مزایا و معایب طرح پیشنهادی خود، گزینه های کسب و کار خود را محدود کنید و ارائه اطلاعات اضافی برای کمک به تصمیم گیری در مورد ادامه یا عدم ادامه پروژه.
توجه به این نکته ضروری است که رویکرد توجیهی مدیریت پروژه با طرح پروژه متفاوت است. در طول اجرای پروژه، هدف این است که ارزیابی کنید که آیا پروژه با برنامه استراتژیک شرکت شما مطابقت دارد و آیا ایده درستی است یا خیر. هنگامی که امکان پذیری آن را مشخص کردید، معمولاً یک مطالعه امکانسنجی انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که پروژه می تواند با منابع و ابزارهای موجود با موفقیت اجرا شود.
سخن پایانی
بر اساس وسعت و پیچیدگی پروژه، رویکرد توجیهی شامل جهت گیری های لازم برای رسیدگی به هرگونه چالشی است که در طول مسیر پروژه با آن مواجه می‌شود. اثربخشی رویکرد توجیهیزمانی آشکارتر می‌شود که اجزای اصلی و پیامدهای پروژه را به طور کامل مورد بررسی قرار دهد و منجر به مطالعات هدفمند و سودمند شود.
سوالات متداول
- هدف از رویکرد توجیهی چیست؟
هدف اولیه یک طرح توجیهی، ارزیابی امکانسنجی اجرای یک پروژه بر اساس عواملی مانند محدودیتهای بودجه، الزامات فنی و ملاحظات اقتصادی است
- دو مرحله از ایجاد رویکرد توجیهی شامل چه مواردی می شود؟
تجزیهوتحلیل اولیه را انجام دهید، صورت سود و زیان پیشبینیشده را تهیه کنید
- چه زمانی باید از رویکرد توجیهی استفاده کنیم؟
یک رویکرد توجیهی باید پس از اجرای پروژه اما قبل از شروع هر کاری به کار گرفته شود.
